Ofisler için Belge ve Arşiv Depolama

Ofisler, dosyalar ve belgelerle dolup taşan dinamik çalışma alanlarıdır. Ofis içerisinde, faturalar; sözleşmeler ve arşivlenmesi zorunlu evraklar derken fiziki ortamda saklanması gereken dokümanlar zamanla artar.

Bu yüzden, belli bir planla yönetilmeyen bürolarda hem yer hem de güvenlik sorunları yaşanabilir. Burada belge ve arşiv depolama hizmeti devreye girer. Sadece fazla evrakları bir depoya kaldırmaktan ibaret olmayan bu hizmet, yüksek güvenlik, kolay erişim ve düzenli arşiv yönetimi gibi unsurları barındırır.

Troy Depo, her zaman aynı standartlarda yüksek kaliteli hizmet almanızı sağlar. Böylece hukuksal belgelerinizi hangi konumda saklarsanız saklayın, aynı kalite ve koruma düzeyiyle karşılaşırsınız.

Bu yazıda, ofislerin arşiv ve belge depolama hizmetine neden gereksinim duyduğu, hangi tür evrakların saklanabileceği ve süreçte dikkat etmeniz gereken noktalar üzerinde duracağız.

Ofislerin Belge Depolamaya Neden İhtiyacı Var?

Ofiste bulunan her bir evrak, şirket için hayati öneme sahiptir. Bir yerden sonra, fiziksel arşivler çok yer kaplar ve güvenlik zafiyetine neden olur.

Fiziksel Arşivlerin Zorunluluğu

Ofislerde bazı evraklar vardır ki, dijital kopyaları bulunsa bile fiziksel hâllerini saklamak yasal veya mesleki açıdan zorunludur. Çalışan sözleşmeleri, müşteri ile anlaşma belgeleri; faturalar ve devlet dairelerinden gelen evrakların belirli süreli veya süresiz saklanması gerekebilir.

Zamanla büyüyen bu arşiv, ofisinizde yer kalmamasına ve düzenin bozulmasına sebep olabilir. Aradığınız bir belgeye hızla ulaşmaksa zorlaşır.

Gizlilik ve Güvenlik

Ofisler, şirkete ve çalışanlarına ait son derece hassas bilgilerle çalışır. Bir belgenin kaybolması veya yetkisiz kişilerin eline geçmesi telafisi mümkün olmayan zararlara yol açabilir. Bu nedenle profesyonel bir depolama çözümünde güvenlik ön planda olmalıdır. Kamera, alarm, kimlik kontrollü giriş-çıkış, hatta iklimlendirme gibi koşullar, belgelerin hem gizlilik hem de fiziksel bütünlüğü bakımından gereklidir.

Hangi Evraklar Saklanabilir, Süreç Nasıl İşliyor?

Ofis evrakları, sözleşmeler; faturalar ve kurumsal ya da kanunen saklanması gereken belgeler gibi kategorilere ayrılabilir. Depolama hizmetine başvurduğunuzda, hangi evrakların hangi düzende saklanacağı, erişim sıklığına göre nasıl etiketleneceği gibi detaylar önem taşır.

Hangi İşletmelerin Evrak Saklamaya İhtiyacı Var?

Hemen her ticari işletmenin evrak depolamaya ihtiyacı var. Fakat en öne çıkan, güvenli alanlarda evraklarını saklayan şirket türleri şunlardır:

Mali Müşavirlik ve Finans Şirketleri: Fatura, makbuz, defter kayıtları ve banka ekstreleri gibi belgelerin yasal zorunluluk nedeniyle belirli sürelerle saklanması gerekir.

Sağlık Kurumları: Hastalara ait tıbbi kayıtlar, laboratuvar sonuçları, raporlar gibi evraklar gizlilik ve süreli saklama açısından kritiktir.

E-ticaret ve Perakende: Satış sözleşmeleri, iade formları, müşteri şikâyet dosyaları veya stok kayıtları gibi dokümanlar ileride referans alınmak üzere saklanır.

Eğitim Kurumları: Öğrenci kaydı, sınav dökümanları, idari belgeler gibi malzemeler düzenli arşivleme ihtiyacı doğurur.

Üretim ve Lojistik Firmaları: İrsaliyeler, sevkiyat kayıtları, kalite kontrol raporları da yasal takip ve ilerideki denetimler için muhafaza edilmelidir.

Mimar ve Mühendislik Ofisleri: Proje dosyaları, teknik çizimler, ruhsat ve yapı belgeleri oldukça hacimli ve hassas kayıtlar içerir.

Reklam ve Prodüksiyon Ajansları: Müşteriye ait sözleşmeler, proje dokümanları veya geçmiş iş kayıtlarının saklanması, hem hukuki hem de kurumsal hafıza açısından önem taşır.

Troy Depo bünyesindeki tüm depolar, yüksek standartları gereği belge tipinize göre uygun saklama alanları sunar. Dosyalarınızı kimlik kontrollü, kamera destekli ve nem seviyesi ayarlanmış ortamda saklamak, ileride doğabilecek her türlü riskin önüne geçer.

Nakliye ve Kolay Erişim

• Nakliye ve Paketleme: Profesyonelce paketleme, özellikle arşivinizdeki belgelerin dağılmadan, karışmadan taşımasını sağlar. Dosyalar, üzerinde açıklayıcı etiketlerle depoya yerleştirilir.
• Kolay Erişilebilirlik: Belge ve arşivlerinize oldukça kolay bir biçimde erişme imkânı sunuyoruz. Mesai saatleri içerisinde depolara erişebilir, tıpkı kendi ofisinizin bir odası gibi kullanabilirsiniz. 
• Güvenilir Depolama: Troy Depo güvencesi ile tüm depolarımız, modern güvenlik standartları ile koruma altındadır. Böylelikle değerli evraklarınız için maksimum güvenlik sağlanır.