Arşiv ve Evrak Depolama

Şirket arşivleri, belgeler ve resmi evraklar zamanla ofislerde ciddi bir alan kaplar. Yasal saklama yükümlülükleri, arşiv düzeni ihtiyacı ve fiziksel güvenlik gereklilikleri, işletmeleri profesyonel çözümlere yönlendirir. Arşiv ve evrak depolama hizmeti, belgelerin sınıflandırılmış ve güvenli bir ortamda saklanmasını mümkün kılar.

Troy Depo, 7/24 denetimli alanlar sunar. Nem kontrollü raf sistemleri ile arşiv süreçlerini kolaylaştırır. Talebe göre erişim hizmetleriyle güvence sağlar.

Arşiv ve Evrak Depolamaya Neden İhtiyaç Duyulur?

Profesyonel arşiv yönetimi kurumsal sürdürülebilirlik, yasal uyumluluk ve işleyişin verimli yürütülmesi için kritik bir unsurdur. İşte arşiv ve evrak depolama hizmetinin temel ihtiyaç alanları:

Yasal Saklama Zorunluluğu

Vergi mevzuatı, iş kanunları ve sektörel düzenlemeler gereği birçok evrakın 5 ila 20 yıl arasında saklanması zorunludur. Belgelerin eksiksiz korunması, olası denetim ve hukuki süreçlerde hayati öneme sahiptir.

Ofis Alanının Verimli Kullanımı

Arşiv dolapları, klasörler ve kutular, ofis içinde büyük yer kaplar. Evrak depolama sayesinde bu fiziksel yük ofisten çıkar, çalışma alanları daha verimli hâle gelir.

Erişim Kolaylığı ve Klasör Düzeni

Etiketleme, barkodlama ve raflama sistemleriyle düzenlenen arşivler, ihtiyaç anında dosyaya hızlı ulaşım sağlar. Zamandan ve insan kaynağından tasarruf edilir.

Güvenlik ve Gizlilik

Belgeler, yetkisiz erişimlere karşı koruma altındadır. 7/24 kamera izleme, fiziksel bariyerler ve yangın/nem kontrolü gibi önlemlerle arşivleriniz profesyonelce muhafaza edilir.

Uzun Süreli Arşivleme Gereksinimi

Özellikle hukuk, muhasebe, eğitim, sağlık ve kamu sektörlerinde belgelerin yıllarca saklanması gerekebilir. Troy Depo, bu uzun vadeli süreçler için ideal altyapıyı sunar.

Hangi Belgeler ve Eşyalar Depolanabilir?

Her kurumun saklaması gereken evrak türü farklıdır. Ancak ortak ihtiyaç belgelerin düzenli, erişilebilir ve güvenli biçimde korunmasıdır. Troy Depo, bu ihtiyaca uygun sistemlerde Troy Depo standartlarıyla evraklarınızı depolar.

Muhasebe ve Finans Belgeleri

Fatura klasörleri, çek ve senet dosyaları, gelir-gider tabloları ve vergi belgeleri uzun süre saklanmalıdır.

Hukuki Evrak ve Sözleşmeler

İş sözleşmeleri, dava dosyaları, müşteri protokolleri ve lisans belgeleri gibi hukuki belgeler, gizlilik ve koruma gerektirir. Bu belgeler için profesyonel evrak depolama alanı gerekir.

Personel ve İK Klasörleri

Özlük dosyaları, bordrolar, işe giriş belgeleri ve eğitim kayıtları gibi insan kaynakları belgeleri düzenli olmalıdır. Bu belgeler kolayca erişilebilir olmalıdır.

Arşiv Eşyaları ve Kitaplar

Süreli yayınlar, sektörel raporlar, arşiv kitapları, klasörlenmiş arşiv eşyaları da kategori bazlı şekilde depolanabilir.

Proje Dosyaları ve Teknik Çizimler

Mimari planlar, mühendislik çizimleri, proje arşivleri gibi büyük boyutlu belgeler özel koruma altında saklanabilir.

Arşiv Depolama Süreci Nasıl İşler?

Troy Depo, arşiv ve evraklarınızı depolama sürecini baştan sona şeffaf şekilde yönetir. Anahtar teslim profesyonel depolama süreçleriyle evraklarınızı güvenle saklar.

İhtiyaç Tespiti ve İlk Görüşme

Web sitemiz üzerinden form doldurmanızla birlikte uzman ekip sizinle iletişime geçer. Hangi tür evrakların depolanacağı, hacmi, saklama süresi ve özel talepler belirlenir.

Depolama Türünü Belirleme

Evrakların hacmi ve türü değerlendirilerek uygun depolama modeli belirlenir. Belge türlerine göre etiketleme ve barkodlama planlaması yapılır.

Paketleme ve Teslim Alma

Talebiniz doğrultusunda, Troy Depo ekipleri evrakları klasör, koli veya özel dosyalama sistemleriyle güvenli şekilde paketler. Hasar görmemesi için nem ve darbe önleyici malzemeler kullanılır.

Sürekli İzleme ve Güvenlik Kontrolü

Arşivleriniz 7/24 kamera ile izlenen, nem ve sıcaklık kontrollü alanlarda saklanır. Ekstra yapacağınız sigorta ile yangın, doğal afet ve su baskınına karşı güvenlik protokolleri uygulanır.

Arşiv ve Evrak Depolama Fiyatları Neye Göre Belirlenir?

Her kurumun belge yoğunluğu ve ihtiyaçları farklıdır. Bu nedenle arşiv ve evrak depolama fiyatları, birkaç temel değişkene göre özelleştirilerek belirlenir:

• Depolama Alanı (m³ veya koli adedi): Saklanacak belge miktarı doğrudan fiyatı etkiler.
• Depolama Süresi: Kısa vadeli (0–6 ay), orta vadeli (6–12 ay) ve uzun dönem (+12 ay) seçeneklerinde fiyat farklılaşır. Süre uzadıkça birim maliyet düşer.
• Nakliye ve Paketleme Hizmetleri: Evraklar yerinden alınır ve depoya taşınır. Ayrıca, yerinde paketleme gibi ek hizmetler de fiyatlandırmaya eklenir.
• Sigorta Talebi: Yangın, su baskını, hırsızlık gibi risklere karşı opsiyonel sigorta hizmeti ekstra ücretle sunulur.

Fiyatlar, depolama süresi ve ek hizmetlere göre değişiklik gösterebilir. Detaylı bilgi için bizimle iletişime geçin. Fiyatlarda özel oda depolama türü baz alınmıştır. (11.11.2024)

Arşiv ve Evraklarınızı Güvenle Depolayın

Kurumsal belgelerinizi güvenli, düzenli ve erişilebilir biçimde saklamak için profesyonel eşya depolama çözüme ihtiyacınız varsa doğru yerdesiniz.

Hemen aşağıdaki formu doldurun, size özel teklifimizi alın!